Ich muss zugeben, dass ich von dem, was ich hier entdeckt und ausprobiert habe, begeistert bin. Das trübt natürlich meine Einschätzungen ein ganz klein wenig… aber: Wenn man regionale Probleme bearbeitet, dann läuft das doch wie folgt ab: In einer Arbeitsgruppe meldet sich eine Person zu Wort und stellt das Problem dar. Eine andere Person reagiert auf ein Detail und vertieft das. Wieder eine andere Person reagiert wieder auf ein Detail. Es wird immer detaillierter und das Große und Ganze ertrinkt im Meer des zu viel. Außerdem bleiben einige immer ruhig und die Bereitschaft etwas zu ändern ist gering. Das ergibt eine Regionalentwicklung als Bestandswahrung.

Aufgrund dieser Erfahrungen bin ich dazu übergegangen, Regionen bzw. regionale Organisation zu „designen“. Hier geht es nicht um juristische Regelungen und Kooperationsverträge, sondern um konkrete Arbeits- und Organisationsabläufe vor Ort und in der Region. So ziemlich jedes Problem lässt sich so lösen und wir haben das inzwischen mehrfach ausprobiert: Wir „designen“ Abläufe und Prozesse.

Zurück geht das Ganze auf Tom Wujec. Sein Slogan: „Du hast ein verzwicktes Problem? Denk darüber nach, wie die Toast machst!“ So preist er seine Design-Methode an, die den Namen trägt: „How to make toast“.

http://www.drawtoast.com

Natürlich lässt man sich die Methode am besten vom Erfinder selbst erklären. Es gibt gute deutsche Untertitel!!

Hier die kurze Zusammenfassung: In dem man Fragen, Aufgaben, Prozesse aufmalt, bekommt man ein Bild. Das Große und Ganze gerät so nicht mehr aus dem Blick. Weil jeder seine Perspektive zu Papier bringt, bekommt man die Expertise aller. Man muss nicht viel reden, darf sich nicht schämen für seine Zeichenkünste! Bisher wurde noch jeder komische Stricht als das erkannt, was er sein soll. Wenn nun jeder seine Sicht der Dinge auf mehrere Zettel bringt und als Mindmap, Prozessablauf etc. vor sich hinlegt, kann jeder so seine Sicht der Dinge erzählen. Danach kann man ein großes und gemeinsames Modell bauen bzw. die Dinge clustern/kategorisieren. So entsteht ein reiches Bild (entweder mehrere Moderationswände nutzen oder mit Krepp an die Wand kleben…).

Die Vorteile:

• Alle sind beteiligt und bringen ihre Expertise ein.
• Es entsteht ein großes, gemeinsames Bild der Lage (man teilt nun ein gemeinsames „mentales Modell“ und das fördert das gegenseitige Verständnis!)
• Insofern man Papier einfach von hier nach da schieben oder clustern kann und so Neues und Sinnvolles entdeckt, wird so auch gleichzeitig die Veränderungsgebereitschaft der Teilnehmer gefördert. Wer mit „designed“ hält nicht unbedingt am Althergebrachten fest, wenn es konkret, erreichbar und sinnvoll ist.
• Details bleiben Details.
• Vorlieben Einzelner können integriert werden, dominieren aber nicht den Prozess.
• … vielleicht entdeckst Du noch mehr Vorteile, mir haben die genannten schon gereicht 😉

Vor Ort haben wir angefangen, unserer Verwaltung neu aufzustellen. Wir haben uns verschiedene Fragen gestellt und dann los designed: Wie läuft eine Bestattung aus Sicht der Verwaltung ab? Unsere Verwaltungsmitarbeiterinnen haben ihr Routinewissen aus drei Gemeinden zusammengetragen und Abläufe gemalt. Dann haben wir gefragt: Was bleibt in Zukunft unbedingt vor Ort, was kann von einem zentralen Büro aus erledigt werden? Wo hilft ein Programm oder eine digitale Ablage? Was brauchen wir in Papier? In zwei bis drei Stunden entsteht ein Plan, der dann umgesetzt werden kann. Wir haben den erstellten Ablauf dann als „Probedienstanweisung“ getestet. Sollte eine Mitarbeiterin in Ruhestand gehen, haben wir ein Dokument, dass die Einarbeitung einer neuen Person erleichtert.

Und ja: Wir hatten einfach richtig Spaß an der Arbeit… und das aus meinem Mund beim Thema Verwaltung!! 😉